Wybór rodzaju drukarki do biura zależy między innymi od tego, jakiego rodzaju wydruki ma ona wykonywać i w jakiej ilości. Mała firma ma przecież inne potrzeby niż wielkie przedsiębiorstwo. Podejmując decyzję o wyborze konkretnego modelu drukarki, warto też zwrócić uwagę na koszty jej eksploatacji. Często bowiem samo urządzenie może być droższe od innych wersji, jednak tańsze od nich w użytkowaniu. Tonery do drukarek laserowych czarno-białych są znacznie wydajniejsze od kartridżów z czarnym tuszem do drukarek atramentowych.
Pierwszą rzeczą jest wybór technologii druku. Jeżeli urządzenie ma być tylko wykorzystywane do wydruków dokumentacji, lepsza będzie drukarka laserowa z opcją druku w czerni. Kiedy dominującą formą mają być wydruki kolorowe, bardziej ekonomiczny będzie zakup drukarki atramentowej, ponieważ tusze do drukarek tego rodzaju kosztują mniej od tonerów do drukarek laserowych.
Kolejnym parametrem, który trzeba rozważyć, to czy oprócz funkcji drukowania, potrzebujemy również opcji kopiowania, skanowania i faksowania dokumentów. Jeżeli te dodatkowe funkcje są dla nas także istotne, warto zdecydować się na zakup urządzenia wielofunkcyjnego.
Inne ważne kryterium to szybkość druku, co ma spore znaczenie w dużych i średnich przedsiębiorstwach. Duże firmy czy korporacje powinny zwrócić uwagę na parametr określany jako normatywne obciążenie sprzętu. Wyraża się on w ilości stron, które urządzenie jest w stanie wydrukować w ciągu miesiąca.
